Notis Privasi Pekerja

NOTIS PRIVASI UNTUK PEKERJA, BAKAL PEKERJA, SUKARELAWAN, DLL.

Notis Privasi ini (“Notis”) dikeluarkan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”). Tujuan utama Notis ini adalah untuk membantu semua individu yang terlibat atau diambil bekerja oleh Yayasan MyKasih (“MyKasih” atau “kami”), sama ada secara sepenuh masa, separuh masa, sementara atau berasaskan kontrak, termasuk pegawai, pengarah, pemegang amanah, eksekutif, ahli jawatankuasa, pelatih industri, pelatih, pegawai yang dipinjamkan (secondee), perantis dan sukarelawan, memahami dengan lebih jelas sebab-sebab dan tujuan pemprosesan data peribadi oleh MyKasih serta komitmen MyKasih untuk memastikan data anda diproses dan disimpan dengan selamat. Sila baca Notis ini dengan teliti.

MyKasih berhak untuk mengubah suai, mengemas kini atau meminda terma-terma Notis ini pada bila-bila masa dengan menyiarkan Notis yang dikemas kini pada portal Intranet, dan pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan tersebut akan mengikat ke atas anda.

1. Jenis-jenis Data Peribadi

“Data Peribadi” bermaksud maklumat mengenai anda yang membolehkan anda dikenal pasti, termasuk tetapi tidak terhad kepada nama, nombor kad pengenalan, nombor sijil kelahiran, nombor pasport, kewarganegaraan, alamat, nombor telefon, nombor faks, maklumat perbankan, bangsa, jantina, tarikh lahir, status perkahwinan, status pemastautin, latar belakang pendidikan, maklumat pekerjaan terdahulu, minat peribadi, alamat e-mel, nombor pengenalan cukai, nama, tarikh lahir dan maklumat perhubungan pasangan, waris terdekat dan anak-anak, serta sebarang maklumat yang dijana sepanjang tempoh pekerjaan anda dengan MyKasih termasuk sebarang “data peribadi sensitif” seperti maklumat berkaitan kesihatan fizikal dan mental anda, kepercayaan agama, perlakuan atau dakwaan perlakuan sebarang kesalahan oleh anda, atau data biometrik.

Dalam keadaan tertentu, anda mungkin telah memberi Data Peribadi yang berkaitan dengan individu-individu lain (seperti pasangan, anak-anak atau ahli keluarga anda) dan dalam keadaan sedemikian, anda menyatakan dan menjamin bahawa anda diberi kuasa untuk memberikan Data Peribadi mereka kepada MyKasih dan bahawa anda telah memperoleh persetujuan mereka untuk Data Peribadi mereka diproses dan digunakan selaras seperti yang dinyatakan dalam Notis ini.

2. Sumber Data Peribadi

Data Peribadi anda mungkin dikumpulkan oleh kami daripada pelbagai sumber termasuk tetapi tidak terhad kepada maklumat yang diberikan secara langsung oleh anda (sama ada secara lisan atau bertulis), termasuk maklumat yang diberikan semasa peringkat pengambilan pekerja atau proses permohonan (contohnya maklumat dalam resume atau borang permohonan anda), serta daripada sumber-sumber maklumat pihak ketiga seperti semakan rujukan, semakan latar belakang, ejen pengambilan pekerja atau pelbagai pihak berkuasa kerajaan atau penyedia pihak ketiga, atau maklumat yang dijana setelah pelantikan anda dan semasa tempoh pekerjaan anda dengan MyKasih. Semasa tempoh pekerjaan anda, anda juga mungkin telah memberikan atau mengemas kini Data Peribadi anda dari semasa ke semasa termasuk melalui portal Intranet.

Dalam keadaan tertentu, Data Peribadi anda mungkin dikumpulkan secara tidak langsung melalui peranti pemantauan atau kaedah lain, contohnya sistem kawalan dan pemantauan akses bangunan dan lokasi, televisyen litar tertutup (CCTV), log dan rakaman telefon, serta log akses e-mel dan Internet.

3. Penggunaan Data Peribadi Anda

Kami mengumpul, memproses dan menyimpan Data Peribadi anda bagi tujuan yang berkaitan dengan penglibatan atau pekerjaan anda dengan MyKasih, termasuk untuk memastikan penglibatan anda – sama ada sebagai pekerja, kakitangan sementara, sukarelawan atau bakal pekerja – dapat diurus dan ditadbir dengan berkesan, termasuk tetapi tidak terhad kepada tujuan-tujuan berikut (“Tujuan”):-

Jika anda merupakan bakal pekerja, bagi:

  • Menilai kesesuaian bagi pekerjaan, termasuk penentuan tahap kesihatan perubatan sebelum pekerjaan;
  • Tujuan menghubungi anda berkaitan dengan permohonan pekerjaan anda; dan
  • Pentadbiran am dan penyimpanan rekod.

Setelah anda diterima untuk penglibatan atau pekerjaan dengan MyKasih, bagi:

  • Penyimpanan rekod dalaman, penyelenggaraan dan pengemaskinian sebarang pangkalan data serta tujuan pentadbiran lain, termasuk audit, pemantauan dan pencegahan penipuan;
  • Perancangan dan pemprosesan bilangan tenaga kerja serta pembayaran gaji;
  • Pembangunan tenaga kerja, latihan dan pensijilan;
  • Perancangan perjalanan perniagaan;
  • Pengurusan prestasi;
  • Permohonan kepada pihak berkuasa atau badan yang berkaitan bagi permit atau lesen yang berkaitan;
  • Pengemukaan cadangan kepada pelanggan atau penderma atau bakal penderma atau pelanggan MyKasih;
  • Pentadbiran, kelulusan dan pemantauan faedah serta kelayakan pekerja, seperti perlindungan insurans dan faedah perubatan;
  • Penyediaan subsidi atau pendahuluan (jika berkenaan);
  • Pemantauan akses ke tempat kerja, kemudahan dan sistem yang berkaitan;
  • Menjalankan penyelidikan, kaji selidik pasaran dan analisis trend;
  • Kelulusan kawal selia dan pematuhan;
  • Mengesan dan mencegah penipuan serta aktiviti lain yang menyalahi undang-undang atau tidak sah, dan menyokong penyiasatan berkaitan aktiviti-aktiviti tersebut;
  • Pematuhan kepada undang-undang dan sebarang pindaan yang berkuat kuasa; dan
  • Sebab-sebab lain yang dikehendaki atau dibenarkan di bawah PDPA atau sebarang undang-undang yang terpakai.

Jika anda merupakan bakal pekerja, pemberian Data Peribadi anda kepada kami adalah wajib dan kegagalan untuk memberikan Data Peribadi anda akan menyebabkan MyKasih tidak dapat mempertimbangkan permohonan anda untuk pekerjaan dengan MyKasih.

Sekiranya anda telah diterima bagi penglibatan atau pekerjaan dengan kami – sama ada sebagai pekerja, kakitangan sementara, pegawai yang dipinjamkan (secondee), sukarelawan atau bakal pekerja – pemberian Data Peribadi anda kepada kami adalah wajib bagi Tujuan yang dinyatakan di atas, dan kegagalan untuk memberikannya boleh mengakibatkan ketidakpatuhan kepada undang-undang serta menyebabkan kami tidak dapat menyediakan pekerjaan atau faedah yang berkaitan kepada anda, jika berkenaan. Sebagai contoh, sekiranya ahli keluarga anda dilindungi di bawah skim perubatan kami, pemberian Data Peribadi ahli keluarga anda adalah wajib. Kegagalan untuk memberikan maklumat ahli keluarga anda bagi tujuan tersebut akan menyebabkan ahli keluarga anda tidak dapat menikmati faedah perubatan yang ditawarkan di bawah skim perubatan kami atau sebarang faedah lain yang berkaitan.

4. Pendedahan Data Peribadi kepada Pihak Ketiga dan/atau Pemindahan ke Luar Malaysia

Data Peribadi anda akan dirahsiakan. Namun, mungkin terdapat keperluan untuk kami mendedahkan atau memindahkan Data Peribadi anda bagi Tujuan yang dinyatakan di atas. Anda mengakui dan bersetuju bahawa kami boleh mendedahkan dan memindahkan Data Peribadi anda kepada kategori penerima berikut (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) bagi Tujuan yang dinyatakan di atas:

  • Unit atau jabatan yang relevan dalam MyKasih serta semua organisasi dan/atau entiti yang berkaitan dengannya;
  • mana-mana individu atau pihak yang kepadanya MyKasih diperlukan atau dikehendaki untuk berbuat demikian di bawah sebarang undang-undang atau sebagai tindak balas kepada sebarang pihak berkuasa kerajaan persekutuan, negeri, wilayah, kerajaan tempatan, badan berkanun atau pihak berkuasa perbandaran, pengawal selia industri, agensi dan badan yang berkaitan;
  • pihak berkuasa atau agensi penguatkuasaan undang-undang;
  • penyedia perkhidmatan pihak ketiga (termasuk, sebagai contoh, juruaudit, peguam, setiausaha syarikat, penyedia acara dan latihan, syarikat telekomunikasi, penyedia perkhidmatan IT, pengkomputeran awan atau sandaran data, perunding, syarikat insurans, penyedia semakan latar belakang dan penasihat-penasihat lain);
  • penderma dan pelanggan MyKasih.

Data Peribadi anda juga boleh didedahkan berkaitan dengan transaksi korporat seperti penjualan sesuatu bahagian perniagaan, penggabungan, penyatuan atau penjualan aset, atau dalam keadaan yang tidak dijangka seperti penggulungan.

5. Keselamatan dan Langkah Perlindungan

Kami akan terus melaksanakan langkah-langkah perlindungan dan prosedur pentadbiran serta keselamatan yang bersesuaian menurut undang-undang dan peraturan yang terpakai bagi mencegah pemprosesan Data Peribadi anda tanpa kebenaran atau yang menyalahi undang-undang, serta kehilangan, kemusnahan atau kerosakan secara tidak sengaja terhadap Data Peribadi anda.

6. Penyimpanan

Kami memproses Data Peribadi anda hanya selama tempoh yang diperlukan untuk memenuhi Tujuan yang dinyatakan di atas, dan selepas itu selama mana kami dikehendaki berbuat demikian menurut tempoh had berkanun yang berkaitan, undang-undang dan peraturan yang terpakai, serta dasar dalaman kami. Sekiranya Data Peribadi tersebut tidak lagi diperlukan bagi Tujuan yang dinyatakan di atas atau bagi memenuhi keperluan undang-undang yang berkaitan, kami akan memadamkan Data Peribadi tersebut.

7. Hak Akses dan Pembetulan

Anda mempunyai hak untuk memohon akses kepada dan/atau pembetulan terhadap Data Peribadi anda dengan memberi notis bertulis kepada kami menggunakan maklumat perhubungan yang dinyatakan di bawah.

8. Maklumat Perhubungan

Sekiranya anda ingin mengehadkan pemprosesan Data Peribadi anda, mengakses atau membetulkan Data Peribadi anda, atau sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berhubungan dengan pemprosesan Data Peribadi anda, sila hubungi:

Data Protection Officer

MyKasih Foundation
Level 3, DIALOG TOWER,
No. 15, Jalan PJU 7/5,
Mutiara Damansara,
47810 Petaling Jaya,
Selangor Darul Ehsan
E-mel: data_protection_officer@mykasih.com.
No. Tel: +603 7720 1925
(Isnin hingga Jumaat, kecuali cuti umum, dari 8.30 pagi hingga 5.30 petang)

9. Bahasa

Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan mengatasi.